Tämä on Snellman-Säätiö sr henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 31.12.2019.
1. Rekisterinpitäjä
Snellman-Säätiö sr. Tasankotie 10 A 10, 00730 Helsinki
2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Asiamies Hanna Laine
asiamies [at] snellman-saatio.fi
3. Rekisterin nimi
Säätiön stipendihakijoiden rekisteri.
4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on rekisterinpitäjän oikeutettu etu (stipendien myöntämisharkinta). Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhteydenpito stipendihakijoihin ja heidän tietojensa sekä opinnäytetöidensä tallentaminen Porvarillisen Työn Arkistoon. Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin tallennetaan stipendihaun yhteydessä lomakkeella kysyttävät taustatiedot. Tiedot säilytetään pysyvästi Porvarillisen työn arkistossa pois lukien puolueen jäsenyystiedot, jotka poistetaan käsittelyn päätyttyä.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan www-lomakkeella lähetetyistä viesteistä sekä sähköposteista, joilla hakemusten tietoja täydennetään.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille kuin Porvarillisen Työn Arkistolle. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu stipendihakijan kanssa. Puolueen jäsenyystietoa ei luovuteta edelleen. Tiedot tallentuvat EU-alueella sijaitsevalle palvelimelle. Tietoja voidaan siirtää rekisterinpitäjän toimesta myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Henkilötietoja saatetaan väliaikaisesti käsitellä Googlen G Suite -palvelussa.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.
9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).